L’offre :
Urgo Medical recherche un(e) Assistant(e) de Direction au sein des fonctions globales, majoritairement pour le Chief Business Officer (CBO), mais également pour la Directrice des Ressources Humaines, et le Directeur de l’Excellence Commerciale.
L’Assistant(e) de Direction travaillera en étroite collaboration avec le CBO, assurant la gestion de son agenda, l’organisation de ses déplacements, le suivi de l’ensemble des instances en lien avec les filiales, le Groupe etc… ainsi que la coordination d’événements ponctuels. Le poste requiert une grande discrétion, une efficacité exemplaire, et une excellente maîtrise de l’anglais. Ce poste peut être basé à Paris ou à Dijon.
Missions principales :
Sous l’autorité du CBO, vos principales missions seront les suivantes :
- Gestion de l’Agenda :
Planifier, organiser, et optimiser l’agenda du CBO en prenant en compte les priorités et les urgences. Assurer la coordination des rendez-vous, réunions, et conférences, avec un suivi rigoureux des engagements. - Gestion des instances de l’activité UM :
S’assurer de la déclinaison de l’agenda Groupe au sein de l’activité UM (Budget, Seminaire Stratégique…), gérer et coordonner l’ensemble des instances du calendrier annuel UM (Business Reviews, Leadership Team meetings, Operations Committee…), et en assurer la préparation (agenda, ordre du jour, compte-rendus). - Communication et Coordination :
Servir de point de contact entre le CBO et les différents interlocuteurs internes et externes. Assurer une communication fluide et confidentielle, tout en gérant efficacement les flux d’information. Maîtriser les process internes pour fluidifier et assurer toutes demandes ad hoc.
- Organisation des Déplacements :
Gérer l’ensemble des aspects logistiques des voyages du CBO (réservation des billets, hébergement, transport, visas, etc.), en veillant à minimiser les imprévus et en optimisant les itinéraires pour une efficacité maximale.
Gérer les déplacements principalement internationaux pour la DRH et le Directeur de l’Excellence Commerciale.
- Organisation d’Évènements :
Pour certains évènements (ex : séminaires, team building, off-site, réunions d’informations…), et en étroite collaboration avec le service communication, prendre en charge l’organisation, assurer la coordination avec l’ensemble des parties prenantes, la gestion budgétaire (établissement de devis, suivi budgétaire…), la logistique tout en faisant preuve d’initiative et de créativité pour que l’expérience soit réussie.
S’assurer d’être un relai et un support des équipes en place et des groupes projets pour tous les évènements organisés au sein des différents services (CEMEX, Brand Plan, Sales Director Academy, …).
- Gestion :
Créer des bons de commandes, et assurer le suivi avec les prestataires externes (agences, fournisseurs…) notamment sur U-Buy en conformité avec les process internes (validation…).
Extraire les factures de la CB Digitale, puis assurer le suivi auprès de la comptabilité
Profil/qualification du candidat :
- Expérience significative en tant qu’Assistant(e) de Direction, idéalement auprès de cadres dirigeants.
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques.
- Excellente capacité d’organisation et de gestion du temps.
- Discrétion absolue et sens aigu de la confidentialité.
- Aptitude à travailler sous pression avec une grande réactivité.
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
- La connaissance de U-Buy et des process internes seraient un plus
Qualités requises :
- Proactivité et sens de l’anticipation.
- Faculté de coordination avec de multiples interlocuteurs.
- Excellentes compétences relationnelles et de communication.
- Flexibilité et capacité d’adaptation.
- Rigueur et attention aux détails.
- Autonomie et capacité de prise de décision.
Lieu de travail : Paris ou Dijon Rattachement : CBO
Classification : Non-Cadre Type de contrat : CDI à pourvoir dès que possible